V určitém okamžiku většina lidí musí napsat dopis s žádostí o něco. Ať už jde o charitativní příspěvek, šanci absolvovat zmeškanou zkoušku, setkání s odborníkem ve svém oboru nebo dokument, který potřebujete ke zprávě, kterou píšete, styl psaní těchto dopisů zůstává stejný. Postupujte podle těchto pokynů, aby byl váš požadavek profesionálnější a přesvědčivější.
kroky
Část 1 ze 3: Příprava na psaní
Krok 1. Shromážděte nejdůležitější nápady
Chcete -li napsat jasný a účinný motivační dopis, je důležité, abyste jasně rozuměli svým cílům a cílům.
- Dobrým způsobem, jak zajistit, aby vaše myšlenky na tato témata byly jasné, je pořídit tři kusy prázdného papíru a označit je „proč píšu tento dopis“, „účel tohoto dopisu“a „další myšlenky“.
- Aniž byste si příliš lámali hlavu s detaily, věnujte si pár minut a napište si své myšlenky na tyto tři papírky. Vytvářejte si seznamy a diskutujte o velkých myšlenkách, které máte o situaci, která vás vedla k napsání dopisu, zda z něj získáte to, co chcete, a další důležité informace, které byste mohli potřebovat.
Krok 2. Zvažte své publikum
Zásadní pro nastavení správného tónu pro váš dopis je porozumění publiku, kterému píšete. Po vaší počáteční inspiraci napište na další list papíru to, co víte o příjemci dopisu.
- Jaká je například pozice této osoby, jak vám může pomoci? Může tato osoba učinit konečné rozhodnutí o vaší žádosti nebo rozhodnout, zda vaši žádost předá vyššímu orgánu?
- Je také dobré vzít v úvahu znalosti příjemce zprávy, kterou píšete. Pokud čtenář není dobře zběhlý v předmětu, o kterém píšete, bude to vyžadovat jiný typ psaní (tj. Použití jednoduššího jazyka a zahrnutí dalších základních informací), než když je váš příjemce již odborníkem na toto téma.
Krok 3. Vytvořte obrys
Než začnete dopis skutečně skládat, vytvořte obrys, který uspořádá vaše myšlenky do logického, souvislého pořadí.
Zvažte hlavní body, které chcete řešit, a vedlejší body, které použijete na podporu těchto bodů. Zajistěte, aby byly vaše nápady uspořádány způsobem, který vašemu čtenáři dává smysl
Část 2 ze 3: Psaní konceptu
Krok 1. Použijte správný formát
Psaní dopisu ve správném a profesionálním formátu obchodního dopisu je dobrý způsob, jak udělat první pozitivní dojem.
- V levém horním rohu musíte nejprve uvést úplnou adresu, za druhé datum a za třetí úplnou adresu odesílatele. Mezi každým z nich nesmí být mezera.
- Za adresu příjemce můžete také zahrnout předmět, ale je to volitelné.
Krok 2. Začněte pozdravem
Začněte hlavní text dopisu vhodným uctivým pozdravem.
- Pokud znáte osobu, se kterou si píšete, můžete použít její křestní jméno, například „Caro Renato“. V opačném případě musíte použít příjmení a správný titul (např. Dr., pane, madam).
- Pokud neznáte jméno osoby, se kterou píšete, použijte pozdrav jako „Vážený pane nebo paní“nebo „Komu se to může týkat“.
Krok 3. Napište úvodní odstavec
V prvním odstavci jakéhokoli dopisu s žádostí se budete muset jasně představit a stručně uvést účel dopisu, například: „Píši v naději, že zvážíte příspěvek do Charitativního fondu.
- Pokud jste s příjemcem dopisu měli nějaké předchozí interakce, úvodní odstavec je také dobrým místem, kde jim můžete připomenout povahu nebo jejich asociaci nebo kontakt, který jste měli v minulosti.
- Například: „Jsem student vaší hodiny drama 101“nebo „Jsem prezidentem charitativního fondu, organizace, které jste velkoryse pomáhali posledních 10 let“nebo „Kontaktoval jsem vás minulý měsíc ohledně možnosti třídní výlet do vašeho zábavního parku “.
- Navázání spojení je užitečné nejen pro příjemce, ale může také podpořit pocity příbuznosti s vámi, což může zvýšit šance na vyhovění vaší žádosti.
Krok 4. Napište odstavec pro tělo
Toto (nebo tyto) by mělo poskytnout další kontext a informace a konkrétnější podrobnosti o vaší objednávce. Toto je vaše příležitost přesně vysvětlit, o co žádáte, a proč by měla být vaší žádosti vyhověna.
- Buďte úplní, ale struční. Měli byste jasně vysvětlit, co žádáte a proč si toto téma zaslouží pozornost, ale čtenář nebude chtít číst váš životní příběh.
- Buďte přímí a konkrétní ohledně toho, co požadujete. Přijímač by neměl pochybovat o tom, co chcete. Například: „Doufám, že letos zvážíte zopakování svého velkorysého příspěvku“nebo „S úctou bych požádal o příležitost znovu předložit tento požadavek“.
- Buďte zdvořilí a použijte tón, který je pro čtenáře vhodný.
- Buďte skuteční a držte své emoce na uzdě. Pokud musíte diskutovat o svých pocitech z problému, řekněte to raději, než abyste byli opravdu emocionální, například „Byl jsem opravdu zklamaný, když jsem viděl svou známku“, ne „Jsem do této série opravdu blázen!“
Krok 5. Napište závěrečný odstavec
Ve svém posledním odstavci byste měli svého příjemce informovat o všech příslušných omezeních a také vyjádřit své poděkování za zvážení jeho žádosti.
- Pokud například píšete s žádostí o informace nebo o schůzku s někým, která se musí uskutečnit před určitým datem, aby byla k něčemu užitečná, zdvořile to objasněte v závěru.
- I když váš příjemce nakonec vaší žádosti nevyhoví, fakt, že si udělal čas na přečtení vašeho dopisu a zvážení vašich přání, si zaslouží poděkování.
Krok 6. Přidejte uzávěr
Nakonec váš dopis potřebuje řádné a zdvořilé uzavření. Mezi dobré možnosti patří „S úctou“, „S pozdravem“nebo „Moje nejlepší přání“a za nimi vaše jméno.
- Pokud posíláte fyzické písmeno, ponechte mezi řádkem a zadaným jménem čtyři řádky prázdného místa. V tomto prostoru se perem podepište svým jménem.
- Pokud píšete vlastním rukopisem, měla by tato informace přijít po vašem zavření, například „Příloha: 2“.
Část 3 ze 3: Dokončení dopisu
Krok 1. Relaxujte
Poté, co dokončíte první návrh dopisu, odložte jej na několik dní, pokud vám to čas dovolí. To vám poskytne jiný pohled na věc, když se k ní vrátíte.
Krok 2. Zkontrolujte a přepište dopis
Čtěte prosím pozorně, abyste se ujistili, že vaše psaní je jasné, plyne dobře a splňuje cíle, kterých jste si v části 1 stanovili. Proveďte nezbytné revize.
Dobrým způsobem, jak zhodnotit své psaní, je přečíst si dopis nahlas. To vám pomůže odhalit všechna chybějící slova a obecně získat představu o tom, zda jazyk dobře plyne a odpovídá správnému tónu
Krok 3. Opravte konečnou skicu
Jakmile provedete všechny úpravy na pozadí, podívejte se znovu na dopis a zkontrolujte, zda jste poprvé neudělali pravopisné a gramatické chyby.
Je dobré, aby si někdo přečetl váš dopis také za tímto účelem. Je mnohem snazší ignorovat vlastní chyby
Krok 4. Odešlete svůj dopis
Pošlete dopis svému příjemci. Kopii svých záznamů si uschovejte, dokud nebude záležitost vyřešena.
Tipy
- Zajistěte co nejjednodušší vyřízení vaší objednávky, ujasněte si, co vám příjemce může udělat, aby vám pomohl, a poskytněte veškeré informace, které by mu mohly být užitečné při udělování objednávky. Pokud například žádáte o doporučující dopis, zvažte zahrnutí životopisu.
- Současně dodržujte hlavní bod dopisu. Příliš mnoho informací, zvláště když nejsou pro čtenáře cenné, může být rušivé a matoucí.
- Objednejte si s důvěrou a přesvědčte, ale nevyžadujte žádné požadavky.
Oznámení
- Špatný pravopis a gramatika mohou písmenu hodně uškodit. Může to být pro vašeho čtenáře rušivé a může to vyvolat dojem, že vás vaše objednávka dostatečně nezajímá, aby byla správně vyřízena. Vždy opravte a kdykoli je to možné, požádejte druhého čtenáře, aby se na váš dopis podíval.
- Nesnažte se manipulovat se svým čtenářem emocionálními prosbami, hrozbami nebo nerealistickými sliby. Tyto typy odvolání pravděpodobně čtenáře urazí, než aby je přesvědčilo.