3 způsoby, jak napsat stížnost společnosti

Obsah:

3 způsoby, jak napsat stížnost společnosti
3 způsoby, jak napsat stížnost společnosti

Video: 3 způsoby, jak napsat stížnost společnosti

Video: 3 způsoby, jak napsat stížnost společnosti
Video: (CES) ECHR - Správný způsob podání stížnosti k Soudu (Czech Version) 2024, Březen
Anonim

Napsání stížnosti je něco, co většina lidí udělá v určitém okamžiku svého života. Pokud nejste spokojeni s produktem nebo službou společnosti, můžete problém obvykle vyřešit oboustranně výhodným způsobem, a to tupým, ale zdvořilým dopisem. Psaní stížnostního dopisu není ani složité, ani děsivé: stačí, když jasně sdělíte fakta a zdvořile požádáte o řešení.

kroky

Metoda 1 ze 3: Psaní stížnostního dopisu

Začněte dopisem Krok 1
Začněte dopisem Krok 1

Krok 1. Pošlete dopis zákaznickému servisu (SAC)

Při psaní dopisu o stížnosti je nejlepší šancí uspět adresát dopisu oddělení zákaznických služeb společnosti nebo SAC. SAC se používá k vyřizování stížností a váš dopis bude s větší pravděpodobností účinně analyzován.

  • Zjistěte jméno manažera nebo ředitele SAC a osobně mu dopis adresujte. Začněte dopis Vážený pane, paní nebo slečno., následované jménem. Pokud neznáte jméno manažera SAC, stačí napsat Vážený pane nebo paní.
  • Adresu zákaznického servisu najdete na webových stránkách společnosti, v jakémkoli propagačním nebo reklamním materiálu společnosti, na obalu výrobku nebo na štítku.
Začněte dopisem Krok 5
Začněte dopisem Krok 5

Krok 2. V dopise přejděte k věci

První řádek dopisu by měl jasně uvádět, proč píšete, a vaši přesnou stížnost. Uveďte co nejvíce relevantních skutečností, včetně data, času a místa, kde jste službu zakoupili nebo použili, spolu s příslušnými sériovými nebo modelovými čísly.

  • Příjemce dopisu musí být schopen identifikovat důvod dopisu za méně než pět sekund; vyhněte se proto dlouhým úvodům.
  • V dalším odstavci můžete uvést více podrobností nebo vysvětlit situaci, ale první řádek dopisu by měl vaši stížnost zdůraznit co nejstručněji.
  • První věta může znít takto: „Píši, abych si stěžoval na vadný fén, který jsem od této společnosti koupil 15. července v obchodě na Rua Um, v Exemplândia.“
Začněte dopisem Krok 6
Začněte dopisem Krok 6

Krok 3. Buďte konkrétní ohledně řešení, které vás uspokojí

Pokud chcete výměnu, vrácení peněz, opravu produktu nebo jinou formu kompenzace, ujasněte si to ve druhém odstavci. To zabrání přijetí formulářů nebo jiného dopisu s odpovědí a poskytne příjemci něco, s čím bude moci pracovat.

  • V komentářích buďte co nejkonstruktivnější; navrhněte způsoby, jak se můžete ke společnosti nadále vztahovat. Pokud požadujete vrácení peněz nebo jinou formu kompenzace a současně ukážete, že se chystáte do soutěže, nebudou vyzváni, aby se pokusili problém vyřešit.
  • Pokud chcete, aby společnost řešila obecnější problém, nechte to také v dopise, ale uznejte, že taková věc vyžaduje čas.
  • Nevyhrožujte podáním žaloby při prvním kontaktu. To se může dokonce ukázat jako jediné řešení; Nejlepší je však nejprve odeslat stížnost a počkat na odpověď.
Změňte si jméno na Havaji Krok 12
Změňte si jméno na Havaji Krok 12

Krok 4. Připojte kopie příslušných dokumentů

Mohou obsahovat účtenky, záruky, kontrolní kopie a v případě potřeby fotografie nebo videa. V dopise musí být zahrnuta veškerá dokumentace.

  • poslat kopie veškeré dokumentace, kterou chcete zahrnout, nikoli originálů. Tímto způsobem neexistuje šance, že by se nějaké dokumenty ztratily nebo byly ztraceny; navíc je možná budete muset dát někomu jinému.
  • Seznam všech dokumentů obsažených v dopise. Například: „Je připojena kopie původního dokladu spolu se záruční kopií a sériovým číslem vysoušeče vlasů.“
Vyrovnejte se s úzkostí a depresí Krok 5
Vyrovnejte se s úzkostí a depresí Krok 5

Krok 5. Poskytněte zákaznickému servisu lhůtu k vyřešení problému

Je užitečné stanovit přesné období, kdy chcete problém vyřešit. To vám poskytne klid a pomůže záležitost rychle dospět k závěru.

  • Stanovením termínu se také vyhnete možnosti ztráty nebo zapomenutí dopisu, což může vést k větším rozpakům a nelibosti mezi vámi a společností.
  • Ujistěte se, že vámi stanovený termín je přiměřený. Obvykle stačí týden nebo dva, ale to se liší v závislosti na vaší objednávce.
Krok 12: Napište dopis o potvrzení příjmu
Krok 12: Napište dopis o potvrzení příjmu

Krok 6. Ukončete dopis uctivě

Děkujeme příjemci za pomoc a dejte mu vědět, jak a kdy vás může kontaktovat, aby problém vyřešil. Díky tomu bude tento proces mnohem jednodušší a přinese vám efektivnější výsledek.

Rozlučte se s pozdravem „s pozdravem“a jménem osoby (pokud ji znáte) nebo „předem děkuji“. Vyvarujte se neformálních výrazů jako „Na shledanou“nebo „Uvidíme se později“

Metoda 2 ze 3: Nalezení správného tvaru a tónu

Napište zprávu o knize Krok 6
Napište zprávu o knize Krok 6

Krok 1. Buďte zdvořilí

Můžete být naštvaní a máte na to plné právo; ale hrubý staví příjemce pouze do obrany. Pište s respektem a vyhýbejte se za každou cenu výhrůžným, naštvaným nebo sarkastickým komentářům. Pamatujte, že osoba, která dopis četla, nebyla přímo zodpovědná za vše, co se stalo, a bude mnohem svižnější a ochotnější potěšit zdvořilého zákazníka než rozzlobeného.

  • Společnost, pro kterou píšete, vás pravděpodobně nechtěla naštvat. Většina společností má zájem uspokojit zákazníka.
  • Budete mnohem úspěšnější zacházet s příjemcem jako s někým, kdo vám chce pomoci, než si myslet, že je plný špatných úmyslů.
  • Nepište, když jste naštvaní. Nechte dopis napsat, až budete klidnější. Nebo pokud chcete, napište dopis, když kouří, a pak jej na jeden nebo dva dny odložte, než ho odešlete. Je pravděpodobné, že budete chtít své myšlenky přeformulovat do méně zápalného jazyka.
Změňte si jméno na Havaji Krok 2
Změňte si jméno na Havaji Krok 2

Krok 2. Buďte struční

Zaměstnanci SAC dostávají stovky dopisů denně; je tedy důležité rychle se dostat k věci, aby hned po zahájení čtení věděli přesně, s čím se potýkají. Pokud je váš dopis příliš dlouhý nebo podrobný, čtenář bude mít tendenci skenovat obsah a bude mít nejasnou představu o problému nebo navrhovaném řešení.

  • Vyhněte se nadbytečným podrobnostem nebo snění.
  • Napište jednostránkový dopis nebo přibližně 200 slov.
Napište projev představující se Krok 7
Napište projev představující se Krok 7

Krok 3. Buďte přesvědčiví a razantní

Takový přístup udává správný tón a dává společnosti vědět, že vaši stížnost je třeba brát vážně. To je nejdůležitější v případech vážnějších stížností, které mohou mít značné finanční důsledky.

  • Být silový znamená několik věcí, jako je použitý jazyk, znalost vašich práv a odpovědností společnosti a také profesionální prezentace dopisu.
  • To vše přináší důvěryhodnost, což pozitivně ovlivňuje reakci na váš dopis.
Začněte dopisem Krok 7
Začněte dopisem Krok 7

Krok 4. Zformátujte písmeno čistě a správně

Jak bylo uvedeno výše, profesionální formátování dopisu ovlivňuje způsob přijetí stížnosti. V pravém horním rohu uveďte své jméno, adresu a datum, za nimiž následuje jméno nebo titul osoby, které píšete, spolu s adresou společnosti na levé straně, těsně nad tělo dopisu.

  • Dopis vždy zadejte do počítače, protože to usnadní jeho čtení a vypadá mnohem čistěji. Pokud musíte psát ručně, dělejte to jasným a čitelným rukopisem, bez mazání nebo inkoustových šmouh.
  • Při podepisování ponechte pod uzávěrem prázdné místo, kam můžete ručně napsat podpis. Pod tento prostor musíte také zadat své jméno, aby bylo snadno čitelné.
  • Dopis upravte tak, aby byl úhledný a dobře rozmístěný, s odstavci stejné velikosti.
Napište návrh grantu Krok 9
Napište návrh grantu Krok 9

Krok 5. Zkontrolujte pravopis a gramatiku

Nesprávný pravopis a gramatika negativně ovlivňují přijetí stížnosti. Před vytištěním dopisu proveďte na svém počítači kontrolu pravopisu, nebo si jej nechejte přečíst někým, než jej odešlete.

Metoda 3 ze 3: Sledování postupu

Zbohatněte, krok 16
Zbohatněte, krok 16

Krok 1. Počkejte, až vyprší lhůta

Buďte trpěliví a nejednejte, dokud nevyprší lhůta stanovená v dopise. Pokud jste po lhůtě a stále jste nic neobdrželi, zavolejte nebo pošlete e -mail a ověřte, že dopis byl přijat. Vždy je lepší dát společnosti prospěch z pochybností.

Pokud jste dosud nedostali žádné informace o dopise, nebo pokud jste jej obdrželi, ale usnesení nebylo uspokojivé, předejte stížnost úředníkovi vyšší úrovně

Krok 8: Napište dopis o potvrzení příjmu
Krok 8: Napište dopis o potvrzení příjmu

Krok 2. Hledejte zaměstnance výše v hierarchii

Pokud jste s ředitelem SAC neuspěli, zjistěte, kdo je další osobou v hierarchii, a kontaktujte je. Pokaždé, když jdete nahoru, od SAC přes supervizora po viceprezidenta k prezidentovi, připojte veškerou korespondenci, kterou jste zaslali těm předchozím. Díky tomu bude nový zaměstnanec aktuální a velmi pravděpodobně vyřeší problém nesporným způsobem.

  • Nejlepší je začít se SAC, než půjdete rovnou na vrchol. Důvodem je, že NSS je na řešení tohoto typu stížností více zvyklá a je pravděpodobné, že každý dopis adresovaný prezidentovi bude NSS stejně zaslán.
  • Pokud je to tak, zaměstnanci SAC z vás mohou mít automaticky špatný dojem, protože jste se je pokusili obejít.
  • Uvědomte si, že pokud dopis napíšete prezidentovi nebo řediteli, bude muset být srozumitelnější, stručnější a dobře napsaný, protože příjemce nebude o této události předem vědět.
Vyberte si personální agenturu Krok 11
Vyberte si personální agenturu Krok 11

Krok 3. Pokud chcete podat žalobu, obraťte se na právníka

Bude vědět, jak postupovat. Mějte na paměti, že právní kroky by měly být krajním řešením; naznačovat to v dopise pro ni nastavuje negativní tón a překáží jakýmkoli nárokům, o které byste mohli žádat. Může se také obrátit, pokud nespadnou do vašeho bluffu.

Tipy

  • Než něco napíšete, udělejte si chvilku a přemýšlejte o tom, co se stalo. Když máte vše promyšlené a přesně víte, co si chcete objednat a jak to chcete, jste připraveni dopis napsat.
  • Ujistěte se, že dopis obsahuje vaše jméno, adresu, e -mail a telefonní číslo (pokud možno domácí, pracovní a mobilní). Nezapomeňte také požádat o podrobnosti příjemce; oba si tedy budou vědomi jakéhokoli pokroku týkajícího se stížnosti.
  • Přečtěte si dopis znovu a ujistěte se, že je vše proveditelné, upřímné a ověřitelné.
  • Odeslání písemné stížnosti má silnější účinek než komentář e -mailem, faxem nebo blogem nebo webem. Většina společností zachází s písemnými dopisy přednostně.
  • Nepište špatná slova. Pamatujte: to, co chcete, je kompenzace nebo řešení a urazit příjemce k tomu nepovede. Pokud chcete používat drsnější jazyk, vyhněte se pasivnímu hlasu a používejte přímější a popisnější slova. Možná jste byli šokováni nebo dokonce znechuceni, slova silnější než jen zklamaná.
  • Neposílejte žádné přísahy od svědků. Ve skutečnosti, pokud si myslíte, že by to mohlo skončit u soudu, je nejlepší nejen vynechat jakékoli svědecké výpovědi, ale také vaše jméno. Pamatujte také, že právní náklady jsou poměrně vysoké. Nejlepší věcí je ve většině případů hledat neformální nebo maximálně zprostředkovanou dohodu.
  • Pokud píšete, abyste si stěžovali na konkrétní osobu, omezte dopis na jejich nedostatky a nezlehčujte organizaci jako celek. Pokud píšete, abyste si stěžovali na zásady společnosti, neurážejte příjemce ani tyto zásady. Stačí uvést, v čem je problém a jak ho chcete vyřešit.
  • Některé weby, jako například Reclame Aqui, zveřejňují své stížnosti a představují další spotřebitele ve stejné situaci ve vztahu ke konkrétní společnosti.
  • Uchovejte si kopie veškeré korespondence a data odeslání vašich dopisů.

Doporučuje: